FIFO หรือ First In First Out คืออะไร ช่วยจัดการคลังสินค้าได้อย่างไร?

หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า FIFO หรือระบบ First In First Out ซึ่งเป็นวิธีจัดการคลังหรือสต๊อกสินค้ารูปแบบหนึ่งซึ่งนิยมใช้กันทั่วไปและเป็นหลักการที่ได้รับการยอมรับเป็นสากล สามารถใช้ทั้งในการจัดการคลังสินค้าและการบัญชีอีกด้วย แต่ก่อนที่จะเลือกใช้ระบบจัดการแบบใด ก็ควรรู้จักข้อดี และข้อจำกัดของระบบก่อน จะได้เลือกใช้ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจ บทความนี้จะพาไปรู้จักกับระบบ FIFO ให้ดียิ่งขึ้น

FIFO คืออะไร

FIFO ย่อมาจาก First In First Out หรือแปลแบบตรงตัวได้เลยว่าเข้าก่อนออกก่อน ซึ่งระบบ FIFO นี้มีการจัดการที่เข้าใจง่าย นำไปปฏิบัติได้จริง ก็คือนำสินค้าที่เข้าคลังก่อนมาขายหรือรีบใช้งานก่อน เพื่อไม่ให้สินค้านั้นเสื่อมสภาพหรือหมดอายุ ทำให้การจัดการสินค้าคงคลังทำได้ง่ายขึ้น และสินค้าที่อยู่ในคลังหรือสต๊อกสินค้าจะเป็นสินค้าที่จัดซื้อมาล่าสุดเสมอ โดยไม่ได้คำนึงถึงวันหมดอายุ ซึ่งเป็นวิธีที่คนทั่วไปมักนำมาใช้ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำมาปรับใช้กับระบบธุรกิจได้ง่าย แต่อย่างไรก็ตาม FIFO อาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าคงคลังบางประเภทหรือธุรกิจบางอย่าง ดังนั้นผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนก่อนว่า FIFO เป็นวิธีที่เหมาะสมกับธุรกิจและลักษณะของสินค้าที่ผลิตหรือจำหน่ายหรือไม่

หลัก 5 ข้อในการใช้ระบบ FIFO

ตรวจสอบและจัดเรียงสินค้าจากวันที่รับสินค้าเข้า
คัดสินค้าที่หมดอายุ เสื่อมสภาพ หรือเสียหายออก
วางสินค้าที่รับเข้ามาก่อนที่ด้านหน้าสุด เพื่อให้ถูกหยิบขายหรือใช้ก่อน
วางสินค้าเข้าใหม่ด้านหลัง สินค้าที่รับเข้ามาล่าสุดต้องอยู่ด้านหลังสุด
ขายหรือใช้สินค้าที่วางไว้ด้านหน้าก่อนเสมอ

ดังนั้นสินค้าที่ถูกรับเข้ามาก่อนจะถูกใช้หมดก่อนสินค้าที่รับเข้ามาทีหลัง วิธีนี้จะช่วยลดโอกาสเสื่อมสภาพหรือหมดอายุของสินค้าก่อนถูกใช้งานได้

ประโยชน์ของ FIFO มีอะไรบ้าง

ลดโอกาสเสียหายจากการหมดอายุของสินค้า
ช่วยไม่ให้สินค้าค้างสต๊อก
สะดวกในการหยิบ จัดเก็บ และเช็คสต๊อกสินค้า
สามารถตรวจสอบอายุของสินค้าคงคลัง และจัดลำดับการระบายสินค้าก่อนหมดอายุได้ง่าย
เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพและทำได้ง่าย
ช่วยลดต้นทุนและจำนวนบุคลากรในการจัดการ
จัดเก็บและหยิบใช้ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาในการดูวันหมดอายุของสินค้าแต่ละชิ้น
ง่ายต่อการทำบัญชีสินค้าคงคลัง

ข้อจำกัดของ FIFO มีอะไรบ้าง

ต้นทุนค่าขนย้ายและเก็บรักษาสินค้าสูงขึ้น
สินค้าขาดสต๊อก
ไม่เหมาะกับสินเค้าบางประเภท เช่น สินค้าที่มีโอกาสล้าสมัย
สถานที่หรือตู้สำหรับจัดเก็บสินค้าควรเป็นแนวตั้ง เพื่อความสะดวกในการจัดเรียงสินค้าเข้าใหม่ไว้ด้านหลัง
มีความเสี่ยงที่สินค้าจะหมดอายุ เพราะอายุหรือความสดใหม่ของสินค้าที่ได้รับในแต่ละล็อตอาจแตกต่างกัน

ตัวอย่างการจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO

การจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO เป็นที่นิยมในหลายธุรกิจ ทั้งร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ ร้านขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ รวมถึงยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานเอกสาร จัดเก็บอุปกรณ์สำนักงาน หรือแม้แต่ครัวเรือนได้อีกด้ว ตัวอย่างการจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO

1. ร้านสะดวกซื้อ หรือร้านค้าปลีก

ร้านค้าส่วนใหญ่ใช้ระบบ FIFO ในการจัดการสินค้าบนชั้นวาง โดยสินค้าใหม่มักจะอยู่ด้านหลัง ทำให้ผู้ซื้อต้องหยิบสินค้าชิ้นด้านหน้าสุดก่อน จะเห็นได้ว่าในร้านสะดวกซื้อบางแห่งใช้วิธีการเติมสต๊อกสินค้าจากด้านหลัง โดยออกแบบชั้นวางให้สามารถโชว์สินค้าด้านหน้าสุดได้เพียง 1-2 ชิ้น เมื่อลูกค้าหยิบสินค้าชิ้นหน้าสุดออกไป สินค้าชิ้นถัดไปจะถูกดันออกมาอยู่ด้านหน้าแทน และพนักงานมีหน้าที่ตรวจสอบปริมาณสินค้าและเติมสินค้าจากทางด้านหลัง วิธีการแบบนี้จะช่วยป้องกันให้สินค้าที่อยู่ด้านหลังถูกหยิบออกไปก่อน และผู้ซื้อจะหยิบสินค้าชิ้นหน้าสุด

2. ร้านอาหาร งานครัว

งานครัว เป็นอีกธุรกิจหนึ่งที่เหมาะกับการใช้ระบบ FIFO เพราะวัตถุดิบส่วนใหญ่มีอายุจำกัด และมีวัตถุดิบที่หลากหลาย หากใช้งานวัตถุดิบที่ซื้อเข้ามาก่อนก็จะป้องกันการหมดอายุหรือเสียหายก่อนนำไปใช้งานได้ โดยเฉพาะของสด เช่น ผัก ผลไม้ เนื้อสัตว์ และการจัดเรียงวัตถุดิบที่ต้องใช้งานก่อนไว้ด้านหน้า ยังช่วยให้พนักงานหยิบไปใช้ได้สะดวกขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาพลิกดูวันหมดอายุ นอกจากนี้ผู้ประกอบการควรมีระบบการจัดการโดยทำเอกสารเช็ควันหมดอายุของวัตถุดิบควบคู่ไปด้วย และมีการติดฉลากแสดงสถานะให้ชัดเจน เพื่อให้รู้ว่าวัตถุดิบใดใกล้หมดอายุ จะต้องรีบใช้งานก่อน โดยเฉพาะวัตถุดิบที่มีอายุการใช้งานสั้น และยังช่วยให้ตรวจสอบง่ายว่าวัตถุดิบแต่ละชนิดเพียงพอต่อการใช้งานในแต่ละวันหรือไม่ เมื่อลดความเสี่ยงในเรื่องวัตถุดิบเน่า เสีย หรือหมดอายุได้ ก็ทำให้ผู้ประกอบการควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้นอีกด้วย

3. อุปกรณ์สำนักงาน

การจัดเก็บอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้เป็นประจำก็สามารถใช้วิธี FIFO ได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นวิธีที่ง่าย และไม่ขัดต่อพฤติกรรมมนุษย์ เพียงแต่รูปแบบการวางเก็บควรต้องเป็นทิศทางที่เหมาะสม ไม่ต้องลำบากในการนำสินค้าเก่าออกมาก่อนเพื่อจัดเรียงสินค้าใหม่เข้าไปด้านใน FIFO จึงเหมาะสำหรับอุปกรณ์สำนักงานที่ชิ้นเล็ก หรือ มีการเสื่อมสภาพได้เมื่อทิ้งไว้เป็นระยะเวลานาน เช่น กาว ปากกา เป็นต้น หากไม่นำของเก่ามาใช้ก่อน ก็มีความเสี่ยงที่จะทำให้สินค้านั้นเสื่อม ไม่สามารถนำมาใช้งานได้อีก เป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ FIFO

FIFO เหมาะกับสินค้าประเภทใด

การจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO ควรใช้กับสินค้าที่หากเก็บไว้นานจะเสื่อมสภาพได้ หรือมีวันหมดอายุ ธุรกิจที่เหมาะกับระบบ FIFO ได้แก่ ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ ร้านขายยา เป็นต้น

การจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO ควรใช้ตู้หรือชั้นวางแบบใด

ควรเก็บสินค้าในชั้นวางแนวตั้งที่มีขนาดเหมาะสมกับสินค้า เพื่อให้สินค้าที่เข้ามาทีหลังถูกจัดเรียงไว้ด้านหลังหรือจากซ้ายไปขวาได้โดยง่าย หากเป็นตู้หรือชั้นวางแบบแนวนอนจะจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO ได้ลำบาก เพราะทำให้สินค้าปนหรือทับซ้อนกัน หรือต้องนำสินค้าเก่าออกมาทั้งหมดก่อน แล้วเรียงสินค้าใหม่เข้าไปด้านล่าง จากนั้นจึงเอาสินค้าเก่าใส่กลับเข้าไปด้านบน นอกจากเสียเวลาแล้ว ยังมีความเสี่ยงต่อการบาดเจ็บของบุคลากรที่ต้องยกสินค้าจำนวนมากด้วย

FIFO กับ LIFO แตกต่างกันอย่างไร

FIFO หรือ First In First Out คือสินค้าที่เข้ามาก่อนต้องถูกขายหรือใช้ก่อน ส่วน LIFO หรือ Last In First Out คือสินค้าที่เข้ามาล่าสุดจะถูกขายหรือใช้ก่อน ก็คือตรงกันข้ามกันนั่นเอง โดยสรุปความแตกต่างให้เข้าใจชัดเจน ดังนี้

1. LIFO หยิบสินค้าที่เข้ามาในคลังล่าสุดออกไปก่อน

2. ในระบบ FIFO สินค้าคงคลังคือสินค้าที่เข้ามาล่าสุด ส่วน LIFO สินค้าคงคลังคือสินค้าที่เก่าที่สุด

3. หากราคาสินค้าในตลาดมีการเปลี่ยนแปลง LIFO จะแสดงต้นทุนเท่ากับราคาปัจจุบัน ส่วน FIFO จะแสดงต้นทุนสินค้าที่เป็นราคาเก่า

อย่างไรก็ตามการจะเลือกใช้ระบบ FIFO หรือ LIFO นั้นต้องขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้าและกลุ่มลูกค้า รวมถึงความต้องการของตลาดด้วย หากเป็นสินค้าที่ต้องการความทันสมัย ขายตามเทรนด์หรือความนิยมและความต้องการของลูกค้า ระบบ LIFO อาจเป็นการจัดเก็บที่เหมาะสม และตอบสนองวัตถุประสงค์การดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมจึงนิยมใช้ FIFO มากกว่า LIFO

เนื่องจากระบบ FIFO สามารถใช้ได้กับสินค้าหลากหลายประเภท ทั้งที่มีวันอายุ มีการเสื่อมสภาพ และยังสามารถป้องกันสินค้าหมดอายุหรือเน่าเสียก่อนถูกใช้งานได้ ระบบ FIFO จึงเป็นที่นิยมแพร่หลายในธุรกิจ

ส่วน LIFO หรือ Last In First Out นั้น เหมาะกับสินค้าที่มี Life Cycle สั้น หรือล้าสมัยเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ เพื่อไม่ให้ตกกระแส ร้านค้าจึงต้องรีบนำสินค้าที่ได้รับเข้ามาล่าสุดจำหน่ายออกไปก่อน หรือสินค้าที่ต้องซื้อขายในราคาตลาด ตัวอย่างเช่น อสังหาริมทรัพย์ เพื่อให้ราคาเป็นปัจจุบัน เมื่อได้รับเข้ามาจึงต้องรีบจำหน่ายออกไป

FIFO กับ FEFO แตกต่างกันอย่างไร

อีกระบบหนึ่งที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก คือ FEFO หรือ First Expire date First Out คือนำสินค้าที่กำลังจะหมดอายุเป็นลำดับแรกมาใช้ก่อน เป็นวิธีที่ช่วยลดความเสียหายจากสินค้าหมดอายุได้ ซึ่งระบบ FEFO มีข้อแตกต่างจาก FIFO ดังนี้

1. FEFO ไม่คำนึงถึงวันที่รับสินค้าเข้า แต่ดูที่วันหมดอายุเป็นหลัก

2. สินค้าในสต๊อก FEFO คือสินค้าที่มีอายุการใช้งานยาวนานที่สุด

ระบบ FIFO เหมาะกับธุรกิจกลุ่มใดบ้าง

ธุรกิจที่มีสินค้าหลากหลายซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงของจำนวนและราคาบ่อย เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านขายยา
ธุรกิจขายสินค้าที่มีวันหมดอายุ เช่น ร้านอาหารและเครื่องดื่ม

การจัดเก็บสินค้าแบบ FIFO ได้รับความนิยมในธุรกิจที่หลากหลาย ทั้งภาคการผลิต ค้าส่ง และค้าปลีก แม้แต่ในชีวิตประจำวันก็ยังพบเห็นการใช้ระบบ FIFO อยู่ทั่วไป เช่น การต่อคิวเพื่อจ่ายเงิน หรือรับบริการต่าง ๆ ที่คนมาก่อนจะได้ใช้บริการก่อนก็ถือเป็นระบบ FIFO อย่างหนึ่ง จึงทำให้ระบบนี้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ เพราะไม่ขัดต่อพฤติกรรมของมนุษย์จึงสามารถปฏิบัติได้อย่างเป็นธรรมชาติ

อย่างไรก็ตามการเลือกใช้ระบบจัดการคลังสินค้าไม่ว่าจะเป็น FIFO, LIFO หรือ FEFO ก็ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าและรูปแบบการดำเนินธุรกิจด้วย อีกสิ่งที่สำคัญที่ทำให้การจัดการคลังสินค้ามีประสิทธิภาพคือการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ และจำแหน่งการวางสินค้าที่ชัดเจน เพื่ออำนวยความสะดวกในการหยิบสินค้าได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง