การบริหารจัดการ Inventory หรือสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพจะส่งผลให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างราบรื่น รวมถึงลดต้นทุน และทำให้มีผลกำไรมากขึ้นอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คาดการณ์และวางแผนงานในอนาคตได้เป็นอย่างดี ดังนั้นการจัดการ Inventory จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งต่อธุรกิจ บทความนี้จะพาไปรู้จักกับความสำคัญและประโยชน์ของ Inventory ให้มากขึ้น

Inventory หรือสินค้าคงคลัง คือสินค้าที่ผลิตเสร็จพร้อมขาย สินค้าที่อยู่ระหว่างกระบวนการผลิต รวมถึงวัตถุดิบที่ใช้ผลิตสินค้า ตลอดจนวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการดูและรักษาเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต โดยในแต่ละธุรกิจก็จะมี Inventory ที่แตกต่างกันออกไปตามประเภทธุรกิจและสินค้า ยกตัวอย่างเช่น ผู้ประกอบการที่ผลิตสินค้าจำหน่ายเอง ก็จะมีสินค้าคงคลังที่ใช้ในกระบวนการผลิตมากกว่าผู้ประกอบการที่เป็นผู้ค้าคนกลางเพียงอย่างเดียว หรือผู้ประกอบการที่เป็นร้านค้าออนไลน์ก็จะมีสินค้าคงคลังที่ใช้ในกระบวนการจัดส่ง ยกตัวอย่างเช่น กล่องพัสดุ เทปปิดกล่อง หรือกระดาษสำหรับจ่าหน้า ฯลฯ

Inventory Management หรือการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง หมายถึงการจัดทำบัญชี ดูแลควบคุมสต๊อกสินค้าคงคลัง วางแผนการผลิต และบริหารวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิตสินค้าตามยอดขายที่คาดการณ์เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุด หรือประสบปัญหาสินค้าไม่พอจำหน่าย

ปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง หรือ Inventory Management ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น มีโปรแกรม Inventory Management ออกมามากมายที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการบันทึกจำนวนสินค้า โดยเริ่มตั้งแต่บันทึกจำนวนวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิต ระหว่างการผลิต จนกระทั่งผลิตเสร็จสมบูรณ์พร้อมจำหน่าย

ทำให้ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจสามารถวางแผนการผลิตและสต๊อกวัตถุดิบ รวมถึงสินค้าสำเร็จรูปพร้อมจำหน่ายได้อย่างเหมาะสม ไม่จำเป็นต้องผลิตสินค้าออกมามากเกินไป และยังสามารถสต๊อกวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยเฉพาะวัตถุดิบที่มีราคาแตกต่างกันตามฤดูกาล หากมีการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีก็จะทำให้สามารถจัดซื้อวัตถุดิบได้ในช่วงเวลาที่ราคาต่ำกว่าซึ่งเป็นการลดต้นทุนได้อีกทางหนึ่ง และสามารถใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ได้อย่างเกิด “ประโยชน์สูง ประหยัดสุด” อีกด้วย

ประเภทของ Inventory หรือสินค้าคงคลัง สามารถจำแนกเป็น 4 ประเภทหลักๆ ได้ดังนี้

คือสิ่งของวัสดุ ส่วนประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ในกระบวนการผลิต หรือใช้แปรรูปเพื่อสร้างสินค้าขึ้นมาจำหน่าย ยกตัวอย่างเช่น ในการผลิตเสื้อ วัตถุดิบที่ใช้ ได้แก่ ผ้า กระดุม เส้นด้าย หรือซิปในบาง SKU 

สำหรับสินค้าที่กระบวนการผลิตหลายขั้นตอน ทำให้มีชิ้นงานที่อยู่ในกระบวนการผลิต ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการผลิตขั้นถัดไป หรือสินค้าที่ยังผลิตไม่เสร็จสมบูรณ์ รอการผลิตต่อเพื่อให้กลายเป็นสินค้าที่เสร็จสมบูรณ์นั่นเอง เช่น เสื้อที่เย็บเสร็จแล้ว แต่รอการติดกระดุมหรือซิป เป็นต้น

สินค้าสำเร็จรูปคือสินค้าที่ผลิตเสร็จสมบูรณ์ และผ่านการตรวจเช็คคุณภาพของสินค้าว่าตรงตามมาตรฐาน พร้อมวางจำหน่ายให้กับลูกค้าแล้ว หากสินค้าชิ้นใดไม่ผ่านมาตรฐานก็ต้องนำเข้าสู่กระบวนการผลิตใหม่อีกครั้ง ซึ่งจะไม่นำมารวมในสต๊อกสินค้าสำเร็จรูป

วัสดุและอุปกรณณ์สำหรับซ่อมบำรุงก็ถือเป็น Inventory อย่างหนึ่ง เป็นวัสดุที่ไม่ได้ใช้ในกระบวนการผลิตโดยตรง แต่ใช้แล้วหมดไปในกระบวนการผลิต เช่น น้ำมัน หรือใช้สำหรับการซ่อมแซมต่าง ๆ รวมถึงอุปกรณ์ที่ใช้ในคลังสินค้าอีกด้วย

นอกจากนั้นสินค้าคงคลังยังอาจแยกย่อยลงไปตามความเหมาะสมในการดำเนินงานแต่ละธุรกิจ หรือเงื่อนไขในการเก็บรักษาสินค้า เช่น สินค้าคงคลังตามฤดูกาล (Seasonal Inventory) สินค้าตกรุ่น (Obsolete Inventory) สินค้าคงคลังที่ไม่มีการเคลื่อนไหว (Dead Inventory)

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง หรือ Inventory control คือการตรวจนับสินค้าคงคลัง (Inventory) ประเภทต่าง ๆ และสั่งซื้อหรือผลิตเพิ่มเติมไม่ให้ขาดมือเมื่อสินค้าคงคลังประเภทใดใกล้จะหมด ซึ่งเป็นภาระงานที่ต้องการความละเอียด และค่อนข้างหนัก อีกทั้งต้องใช้บุคลากรจำนวนมากในการตรวจนับให้ครบถ้วนและถูกต้อง ภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด เพราะแต่ละธุรกิจก็มีสินค้าคงคลังที่มีความหลากหลาย แตกต่างกันในการผลิตสินค้าแต่ละรายการ ยกตัวอย่างเช่น ในการผลิตเสื้อ ผ้าที่ใช้ผลิตก็มีสีและลวดลายที่แตกต่างกัน ป้ายบอกขนาดเสื้อ รวมถึงกระดุมหลากสี หรือซิปที่ต่างขนาด หากผู้ประกอบการมีสินค้าที่หลากหลายหรือมีองค์ประกอบมากปริมาณสินค้าคงคลังก็ยิ่งมากขึ้นตามไปด้วย

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ที่นิยมนำมาใช้ มี 3 วิธี คือ

1. ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังต่อเนื่อง (Continuous Inventory System Perpetual System) คือระบบควบคุมสินค้าคงคลังที่ต้องลงบัญชีทุกครั้งเมื่อมีการรับของหรือจ่ายออก ทำให้ยอดสินค้าคงคลังในบัญชีเป็นยอดที่แท้จริงตลอดเวลา ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ สั่งซื้อหรือผลิตเพิ่ม เมื่อสินค้าคงคลังใกล้หมด แต่การควบคุมสินค้าคงคลังด้วยระบบนี้มีค่าใช้จ่ายสูงและต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก หรือต้องใช้เทคโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการ เช่น ระบบบาร์โค้ด หรือ RFID ที่ช่วยในการติดตามสินค้า

2. ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System) จะตรวจสอบและลงบัญชีสินค้าตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น  ทุกสัปดาห์ หรือ ทุกเดือน ซึ่งเหมาะกับสินค้าที่มีการสั่งซื้อในช่วงเวลาที่แน่นอน ส่วนใหญ่จะเหมาะกับร้านค้าปลีก หรือธุรกิจแบบซื้อมาขายไป หรือสำนักงานที่ไม่ได้ใช้วัตถุดิบในการผลิต เช่น ร้านขายเสื้อผ้า อาจมีการสรุปยอดขายในแต่ละวัน และตรวจสอบยอดสินค้าคงคลังเพื่อทำการสั่งซื้อเพิ่มเติมทุกสิ้นเดือน โดยสามารถปรับเปลี่ยนปริมาณการสั่งซื้อสินค้าได้โดยคาดการณ์จากยอดขาย ทำให้สามารถปรับปริมาณการสั่งซื้อตามความต้องการของผู้ซื้อได้ นอกจากนั้นยังมีค่าใช้จ่ายในการควบคุมสินค้าคงคลังน้อยกว่าระบบต่อเนื่อง

3. ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังตามหมวด วิธีนี้จะแบ่งสินค้าคงคลังออกเป็นประเภท โดยพิจารณาจากมูลค่าสินค้าเป็นหลัก หากสินค้าคงคลังรายการไหนเป็นสินค้าที่มีมูลค่าสูงก็ใช้ระบบการตรวจนับอย่างต่อเนื่อง หากสินค้าคงคลังรายการใดมีปริมาณมากแต่มูลค่าไม่สูงก็จะใช้ระบบการตรวจนับที่แตกต่างกันออกไป เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแล ควบคุมสินค้า ซึ่งโดยทั่วไปมักแบ่งออกไป 3 ประเภท คือ สินค้าคงคลังมูลค่าสูงปริมาณน้อย สินค้าคงคลังมูลค่าปานกลางปริมาณปานกลาง และสินค้าคงคลังมูลค่าน้อยปริมาณสูง

หลายคนอาจสับสนระหว่าง Inventory กับ Stock ว่ามีความเหมือนหรือต่างกันอย่างไร Inventory คือสินค้าทั้งหมด ทั้งที่ผลิตเสร็จแล้ว อยู่ระหว่างการผลิต และวัตถุดิบตลอดจนวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิตด้วย ส่วน Stock คือสินค้าที่ผลิตเสร็จพร้อมจำหน่ายแล้วเท่านั้น โดยมีลักษณะเด่นที่แตกต่างกัน ดังนี้

Inventory

• วัตถุดิบ อุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต

• วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในกระบวนการเก็บรักษา และซ่อมแซมสินค้า

• สินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิตรวมถึงผลิตเสร็จแล้ว

• บรรจุภัณฑ์ของสินค้าแต่ละประเภท

• ต้องมีการตรวจสอบและจัดทำบัญชีอย่างต่อเนื่อง

• ช่วยให้บริหารจัดการการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ช่วยให้คำนวณต้นทุนของธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

Stock

• สินค้าพร้อมจำหน่ายที่อยู่ในคลัง

• ควรตรวจสอบและจัดทำบัญชีทุกวันหรือหลายครั้งต่อวัน

• ช่วยให้คำนวณผลกำไรของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ

Manufacturing inventory หรือสินค้าคงคลังที่ใช้ในกระบวนการผลิต เป็นจุดสำคัญสำหรับผู้ประกอบธุรกิจที่ผลิตสินค้าเอง ซึ่งมีรายละเอียดมากกว่าผู้ประกอบการที่ค้าส่งหรือค้าปลีก หากผู้ผลิตมองข้ามการจัดทำสินค้าคงคลังที่ใช้ในกระบวนการผลิต อาจทำให้เกิดปัญหาในระหว่างการผลิตได้ ทำให้การผลิตไม่ต่อเนื่อง ขาดตอน เมื่อขาดสินค้าเหล่านี้ ยกตัวเช่น ในกระบวนการผลิตเสื้อ นอกจากผ้า ด้าย และกระดุมแล้ว ต้องใช้เครื่องจักรในการเย็บ ดังนั้นอุปกรณ์ในการดูแลรักษาเครื่องจักรและการผลิต เช่น เข็มเย็บ น้ำมันหล่อลื่น ก็จัดเป็นสินค้าคงคลังที่ต้องมีการเตรียมให้พร้อมเพื่อใช้ในกระบวนการผลิตด้วย ดังนั้นหากมีการจัดทำสินค้าคงคลังทุกประเภทก็จะทำให้การผลิตเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง และยังสามารถคำนวณต้นทุนของธุรกิจได้อย่างแม่นยำอีกด้วย

• ธุรกิจดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง มีความคล่องตัว

• สามารถบริหารจัดการเงินลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าคงคลัง

• จัดซื้อวัตถุดิบได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยเฉพาะวัตถุดิบตามฤดูกาล ทำให้ลดต้นทุนการผลิตสินค้าได้

• พยากรณ์ต้นทุนและกำไรได้อย่างถูกต้อง

• วางแผนในการผลิตชนิดสินค้าแต่ละ SKU หรือสต๊อกสินค้าได้อย่างเหมาะสม

จะเห็นได้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังมีความจำเป็นต่อธุรกิจเป็นอย่างมาก ปัจจุบันมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเหลือในงานจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ โปรแกรมการจัดการสินค้าคงคลังจึงนิยมใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้น ด้วยความสะดวก รวดเร็ว ช่วยลดภาระงานที่ยุ่งยาก ตลอดจนช่วยในการวางแผนธุรกิจได้เป็นอย่างดีอีกด้วย